Qualitätssiegel QTFR

Die Agenturen des QTFR kommunizieren im Auftrag gemeinnütziger Organisationen mit deren Spenderinnen und Spendern. Dieser sensible Bereich der Kommunikation bedingt eine besondere Verantwortung, der wir uns als Agenturen immer bewusst sind. Wir möchten diese besondere Verantwortung durch ein Siegel zum Ausdruck bringen, das der Absicherung und Orientierung unserer Kunden dienen soll.

Die bereits weitreichenden Qualitätsstandards des QTFR werden durch arbeits- und datenschutzrechtliche Vorgaben ergänzt und durch ein externes Prüfunternehmen vor Ort bei den Mitgliedsagenturen und zudem jährlich durch Auswertung einer Online-Selbstverpflichtungserklärung (SVE) geprüft.

Wem nutzt das Qualitätssiegel?

Auftraggebern

Das Qualitätssiegel erleichtert es dem Auftraggeber, seiner gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungspflicht bezüglich des eingeschalteten Dienstleisters nachzukommen: Nach § 11 Abs. 2 Satz 1 BDSG hat der Auftraggeber einen geeigneten Dienstleister sorgfältig auszuwählen. Zudem muss er sich nach § 11 Abs. 2 Satz 4 BDSG „vor Beginn der Datenverarbeitung und sodann regelmäßig von der Einhaltung der beim Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen überzeugen“. Das Prüfergebnis hat er zu dokumentieren.

Das Qualitätssiegel stützt sich auf eine gute, systematische Prüfungsgrundlage mit sehr strengen und umfangreichen Anforderungen. Für den Auftraggeber stellt dies eine weitreichende  Absicherung gegen das Risiko einer Pflichtverletzung dar.

Geprüfte Unternehmen haben darüber hinaus für die Umsetzung der Prüfungsanforderungen in der Tagespraxis standardisierte Verfahrensabläufe und Dokumente entwickelt. Sie stellen bei der Kommunikation mit Geschäftspartnern ein hohes Maß belegbarer Qualität sicher und unterstützen diese bei der Einhaltung ihrer Pflichten in Bezug auf Daten- und Verbraucherschutz.

Siegelinhabern

Durch die Vor-Ort-Prüfungen und die alljährliche Selbstverpflichtungserklärung sind die Siegelinhaber gezwungen, die Qualitäts-, Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen permanent zu überprüfen und auf aktuellem Niveau zu halten. Das erteilte Qualitätssiegel belegt, dass sich der Dienstleister durch geprüfte Qualität von anderen Unternehmen am Markt abhebt. Wer auf das Siegel verweisen kann, hat damit einen deutlichen Wettbewerbsvorteil – dies schon deshalb, weil er dem Auftraggeber die gesetzlich vorgegebenen Prüfungen vereinfacht.

Was wird geprüft?

Anhand einer umfangreichen Checkliste – bezogen auf die besonderen Anforderungen gemeinnütziger Organisationen – wird die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zum Schutz der persönlichen Daten der Spenderinnen und Spender überprüft. Dazu zählt u.a. der Nachweis eines umfassenden Datensicherheitskonzeptes, regelmäßige Mitarbeiterschulungen, oder die Bestellung eines von der Geschäftsführung unabhängigen Datenschutzbeauftragten.

Die Prüfungen umfassen darüber hinaus eine Vielzahl spezieller Anforderungen, die in systematisch aufbereiteten Themenabschnitten darauf ausgerichtet sind, sowohl die Telefon-Fundraiser der Siegelträger bei der Ausführung ihrer Arbeit zu unterstützen, sowie die Spenderinnen und Spender der gemeinnützigen Kundenorganisationen im Sinne der Einhaltung der dafür vorgesehenen gesetzlichen Verpflichtungen zu schützen.

Wie und wann wird geprüft?

Bevor das Siegel erstmalig erteilt wird, erfolgt eine umfangreiche Vor-Ort-Prüfung, dann in regelmäßigen Abständen eine Wiederholungsprüfung. Anlassbezogene Sonderprüfungen vor Ort sind bei Verdacht jederzeit möglich. Ergänzt werden die Vor-Ort-Prüfungen durch eine alljährliche Selbstverpflichtungserklärung (SVE), bei der das siegelführende Unternehmen gegenüber dem Prüfer Eigenerklärungen zu einem detaillierten Online-Fragebogen abgibt. Besondere Qualität erlangt die SVE dadurch, dass nicht allein die zutreffende Antwort ausreicht. Vielmehr muss diese durch aktuelle Dokumente belegt werden können. Das Siegel wird als Jahressiegel, bezogen auf das Kalenderjahr, vergeben. Die Prüfungen sind kostenpflichtig. Wird das Prüfungsziel nicht erreicht, so wird das Jahressiegel nicht erteilt. Das betreffende Unternehmen kann eine erneute Prüfung beantragen, die in den darauffolgenden 3 Monaten erfolgen muss. Wird auch dann das Prüfungsziel nicht erreicht, erfolgt ein Ausschluss aus dem QTFR.

Wer führt die Prüfung durch?

Das Prüf- und Zertifizierungsverfahren zur Erlangung des Qualitätssiegels wird durch ein unabhängiges Prüfunternehmen durchgeführt: Durch die interne Organisation des Beratungsbüros und strikte Abgrenzung ist sichergestellt, dass keine Prüfungen durch Personen erfolgen können, die mit dem geprüften Unternehmen bereits als Berater in Verbindung stehen.